経費削減のテクニック

FAX送受信の経費削減は複合機の2つの便利機能が効果的!

2018.05.25

FAX送受信の経費削減は複合機の2つの便利機能が効果的

現代のオフィスはIT化が進み、電子メールやチェットなどで文書のやり取りができるなか、FAXは今も健在ではないでしょうか。

そのFAXは、以前は専用の電話機を用意していたのが、現在では「複合機」のFAX機能が広く使われています。
複合機のFAXを利用することで、別の機器を用意する必要はなくなりましたが、FAXの送受信にかかわる経費はかかります。

その際、問題なのが広告や勧誘などの迷惑FAXの受信。また、送信するときも、FAXを送るためだけにコピーや印刷をするは勿体無い

そこで、FAXにかかわる経費の削減に効果的なのが、複合機の2つの機能なのです。
ということで今回は、FAX送受信の経費削減に効果的な複合機2つの便利機能をご紹介いたします。

目次
1.FAXの経費削減に効果的な複合機の2つの便利機能紹介
2.まとめ

1、FAXの経費削減に効果的な複合機の2つの便利機能紹介

FAXの経費削減に効果的な複合機の2つの便利機能紹介
一般的にオフィスでは、以前は純粋なコピー機だったのが、今では複合機が導入されます。

複合機とは、コピー機能はもちろん、プリンター機能、FAX機能、スキャン機能が複合されたコピー機。ネットワークに接続すれば簡単に共有でき、自席のパソコンから様々な機能が使えて便利。また、複合機のFAX機能を利用すれば、別の機器を用意する必要がなくなります。

そのオフィスのFAXの場合、広告や勧誘などの無駄な迷惑FAXが多く、迷惑FAXまでプリントアウトされれば、用紙はもちろんトナーも無駄に消費してしまい、余計な経費が掛かってしまう。
また、通常FAX送信するときも、そのままFAX送信できる用紙なら問題ないものの、コピーや印刷が必要なものは、その都度FAXを送信するために用紙を使うなど、余計な経費が増えてしまいます。

そこで、複合機にはFAX送受信に関わる無駄な経費を抑えてくれる、

  • PC-FAX
  • 見てから印刷

と、この2つの便利機能が用意されています。
ただし、最近の機種には備わっていますが、中古の複合機を購入するときは、使える機能の確認は必要です。

PC-FAX機能とは?

複合機はビジネスフォンの主装置に接続することでネットワーク経由の様々なFAX機能が利用できるようになり、PC-FAX機能もその一つ。
自席のPCから送りたいデータを、ネットワーク経由で複合機に送れば、用紙にプリントアウトすることなく自動でFAX送信できる便利なFAX機能です。

通常FAX送信するとき、PC上のデータはその都度プリントアウトしてFAXに用紙をセットする必要があり、用紙が無駄になるのと同時に手間もかかります。

そこで、PC-FAX機能を使えば、プリントアウトすることなく自席のパソコン操作だけでFAXが自動の送信ができるので、結果として用紙やトナーの無駄が省け経費削減に繋がるのです。

使い方はとても簡単で、通常の印刷するときのプリンタドライバをPC-FAXドライバに切り替えるだけ、誰でも簡単に自動でFAX送信が可能。
また、パソコン上のデータを直接送信することになるので、通常の用紙を使ったFAX送信よりも、キレイで細かい文字なども鮮明なFAX送信ができます。

見てから印刷機能とは?

FAX受信は基本的に自動受信で用紙としてプリントアウトされます。

そして、迷惑電話のように広告や勧誘などの迷惑なFAXまで自動的に印刷されるのです。その印刷されたものは、廃棄するのは勿体無いので裏紙として再利用されるだけ。当然、用紙はもちろん、トナーまで無駄に消費してしまう結果となり、枚数によっては必要になる経費も増えてしまいます。

そこで、複合機の「見てから印刷機能」がおすすめ。

機能としては名前のイメージ通り、受信したFAXの内容を複合機の操作パネルの液晶画面で確認して、必要なものだけ印刷できる機能。複数件同時にFAX受信したときでも、すべての内容が表示されるので、あきらかに迷惑FAXと判断できるものは即座に削除もできます。当然、こちらも用紙やトナーの無駄が省け経費削減に繋がります。

2、まとめ

オフィスに複合機を導入すれば、別にFAXやプリンター、スキャナそれぞれの機器を購入する経費が削減できます。

さらに、複合機のFAXで便利に使える「PC-FAX機能」と「見てから印刷機能」を利用すれば、無駄な用紙やトナーの消費がなくなり、それぞれの購入経費が抑えられます

現在の複合機には、大抵の機種に標準で搭載された機能になりますが、中古の複合機を購入するときは、使える機能の確認は必要です。

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